Mijn heerlijke werk bestaat uit veel meer dan fotograferen alleen. Er komt nogal wat bij kijken om mijn foto’s op tijd en in de juiste vorm bij mijn klanten te bezorgen. Door de jaren heen heb ik een hoop geleerd en veel zelf gedaan. In het begin kon dat niet anders, omdat ik het me simpelweg geen geld had om dure programma’s aan te schaffen of dingen uit te besteden. Gelukkig is dat nu anders. Inmiddels gebruik ik aardig wat tools, en daarmee bespaar ik heel veel tijd. En dus geld!
Ik deel mijn favoriete tools graag met jou.
Let op, dit is geen compleet overzicht van alles wat er mogelijk is. Voor elk hulpmiddel dat ik gebruik, zijn alternatieven te vinden. Heel veel zelfs. Ik deel hier alleen de zes tools waar ik, na uitgebreid vergelijken en uitproberen, voor gekozen heb. Want als ik alle mogelijkheden uit de doeken zou doen, wordt dit een hele lange blog. En die ga jij echt niet helemaal lezen ;)
Daar gaan we!
Tool 1: Studiomanagement
Dit online workflow-programma brengt rust in de chaos van mijn bedrijf.
Nu ik het hele jaar door werk heb, voel ik een constante druk;
- van klanten die me mailen en een reactie verwachten
- van klanten die foto’s hebben uitgezocht en deze graag snel in huis hebben
- van bestellingen die nog de deur uit moeten
- facturen die gemaakt moeten worden
- van workshopkandidaten die willen weten hoe laat de workshop begint
Er zit zoveel in mijn hoofd, dat ik geen idee heb waar te beginnen en wat nu eigenlijk eerst moet. Probeer dan maar eens overzicht te houden.
Er was een tijd dat ik constant achter de feiten aan liep en vooral brandjes liep te blussen. Gelukkig kwam Studiomanagement op mijn pad. Dit workflowprogramma geeft me een fantastisch overzicht van ál mijn klanten, taken en deadlines.
Het grote voordeel is dat ik zelf bijna niet meer hoef na te denken. Ik klik het programma open en zie in één oogopslag wat er vandaag moet gebeuren.
Ok, het kost even wat tijd om je workflows in te richten. Maar doe je dit goed, dan is daarna je hoofd altijd leeg!
Mijn persoonlijk favoriete functie is de e-mailintegratie. Ik heb een hele serie standaard mailtjes toegevoegd én aan een workflow gekoppeld. Met één druk op de knop is de mail verstuurd, lees: een fotosessie bevestigd, een vragenlijst verstuurd. Echt appeltje-eitje!
En Studiomanagement kan nog zoveel meer! Ik kan er albums in maken, mijn klanten kunnen er hun foto's uitzoeken, ik hou er mijn administratie in bij. Ik kan er zelfs mijn uren en km-re
En tegenwoordig kunnen mensen zich via mijn website inschrijven voor een workshop of een fotosessie. Het formulier dat ze invullen is gekoppelt aan mijn Studiomanagement account. Alle gegevens worden dus gelijk op de juiste plek ingevuld én gekoppeld aan een workflow. Een kind kan de was doen!
Studiomanagement is een workflowprogramma dat je voor allerlei soorten bedrijven kunt gebruiken. Ik heb er bijvoorbeeld ook mijn workshops in staan. Maar ieder ander soort bedrijf met veelal dezelfde, opeenvolgende taken kan het ook gebruiken. Al is het wel echt vooral geschikt voor fotografen.
Op www.studiomanagement.nl vind je alle info over deze tool. Je kunt er ook een proefversie van 1 maand downloaden. Mijn tip: doe dit pas als je ook echt tijd hebt om een workflow in te richten. Anders is je proeftijd voorbij voor je hebt kunnen ontdekken wat Studiomanagement voor je kan betekenen.
Overweeg je serieus om met deze tool aan de slag te gaan, dan geef ik je met alle liefde een kijkje achter de schermen van mijn studiomanagement account. Zo kun je zien hoe het eruit ziet en hoe ontzettend handig het is!
Overtuigd? Meld je dan aan en gebruik de code: KARINVERHOOGFOTOGRAFIE. Je ontvangt echt een vette korting van 50% voor het eerste jaar én ik verdien er ook nog een kleinigheidje aan. Dankjewel!
Tool 2: Fotobewerking uitbesteden
Een andere klus die veel tijd kost, is het bewerken van foto’s.
In het begin deed ik dat allemaal zelf. Ik had nog niet zo veel fotosessies dus er was voldoende tijd. Maar toen het drukker werd, kwam ik al snel in tijdnood. Ik wilde dolgraag meer fotosessies doen, maar mijn agenda liet dat eigenlijk niet toe.
Via een bevriende fotograaf leerde ik Linda kennen. Ik liet er de foto’s van bruiloften bewerken: een enorme klus waar ik altijd erg tegenop zag. Zo erg dat ik zelfs overwogen heb om te stoppen met bruiloftsfotografie. Binnen twee weken had ik mijn foto’s weer terug, compleet bewerkt in mijn eigen stijl. Echt, ik werd (en word) daar zó blij van!
Inmiddels besteed ik alle nabewerking aan haar uit. Wel maak ik eerst zelf een selectie. Ik upload een Lightroom catalogus met mijn selectie naar Dropbox, en zet daarin een aantal foto’s die ik al heb bewerkt. Deze krijgen een groene vlag, en na 1 tot 2 weken (in overleg met Linda stel ik dit vooraf vast) krijg ik een bewerkte catalogus terug. Zo fijn!
Editen kostte me altijd veel tijd. Ik ging eindeloos heen en weer tussen foto’s om ze gelijk van kleur te krijgen. Nu Linda dit voor mij doet, heb ik tijd om een extra fotosessie doen, of twee! Linda heeft service bovendien hoog in het vaandel staan. Ben je niet tevreden, dan gaat ze net zo lang door tot het is opgelost. Kijk, daar hou ik van!
Wat ik ook heel fijn vind is het persoonlijke contact. De lijntjes zijn kort. Ze edit altijd eerst een kleine selectie van de foto's. Daar geef ik akkoord op of ik geef aan wat ik verandert zou willen hebben. Daarna edit ze de rest van de serie. Super handig!
En de kosten? Ik vind het reuze meevallen. Een familiesessie van 100 foto’s kost me maar
€ 55,-. En deze kosten zijn gewoon aftrekbaar. Als je de prijs van je fotosessie met € 50 verhoogt, heb je het al bijna terugverdiend!
Wil jij diensten van Linda een keer uitproberen? Mail me dan even voor haar gegevens, dan breng ik jullie in contact!
Tool 3: Smartalbums
Een ander programma dat ik écht niet meer kan missen is SmartAlbums. Met dit super intuïtieve programma maak je in een handomdraai prachtige fotoalbums. En het mooiste is: je kunt ze bij elke leverancier laten afdrukken!
Het programma kostte voorheen ongeveer $ 300. Het was dus best prijzig, maar wat mij betreft iedere euro waard. Nu is het alleen nog maar te verkrijgen in een abonnement van $16 per maand.
Om een album te maken, open je het programma, kies je jouw favoriete leverancier (bijna alle leveranciers van Europa staan erin) en het formaat dat je wilt bestellen. Daarna upload je de foto’s en sleep je ze per pagina op de juiste plek.
Het programma doet een suggestie voor de opmaak en houdt hierbij rekening met de ruimte die je tussen je foto’s wilt. Dit kun je vooraf aangeven waarna het op iedere pagina hetzelfde is. Vind je de voorgestelde opmaak niet mooi, dan kun je door te klikken heel eenvoudig een andere opmaak kiezen. Of zelf een opmaak maken, maar dat doe ik eigenlijk nooit. Er is altijd wel een suggestie die ik mooi vind.
Geloof het of niet, maar door SmartAlbums maak ik in 10-15 minuten een familiealbum en in 20-30 minuten een bruidsalbum.
Nog een belangrijk pluspunt: je kunt je SmartAlbums online aan klanten laten zien én ze kunnen er hun opmerkingen bij plaatsen. Dat ziet er niet alleen heel professioneel uit, je voorkomt zo ook dat je een album bestelt waar je klant niet achter staat. Dit onderdeel heet cloudproofing en kost $ 16,- per maand extra. Maar gezien het feit dat ik bij elke fotoshoot een album lever is het dat voor mij absoluut waard.
Download hier je gratis proefversie!
Tool 4: PhotoMechanic
Een programma dat ik nog niet zo heel lang gebruik, maar waarvan ik zou willen dat ik er veel eerder mee in aanraking was gekomen, is PhotoMechanic. Hiermee kun je onder andere heel snel foto’s selecteren.
Als je foto’s inlaadt in Lightroom, duurt het vrij lang voor je een voorvertoning te zien krijgt. Niet handig als je snel wilt kunnen beoordelen welke foto’s geschikt zijn en welke niet. PhotoMechanic leent zich daar veel beter voor. Je krijgt namelijk geen voorvertoning van je RAW bestand te zien, maar het JPG bestand. Dit laadt veel sneller, waardoor het selecteren zeker drie keer sneller gaat dan met Lightroom.
Via de site kun je een gratis 30-dagen proefversie downloaden. Daarna kan je PhotoMechanic kopen voor (eenmalig) $ 150. Het is dus niet goedkoop, maar bespaart zoveel tijd dat het voor mij echt iedere euro waard is.
Tool 5: Animoto
Maak jij wel eens video’s van je foto’s? Dan kun je echt niet zonder Animoto, een online programma waarmee je heel eenvoudig video’s kunt editen.
Ik maak vaak video’s voor klanten waarin ik de mooiste foto’s achter elkaar zet met een mooi muziekje eronder. Deze video’s gebruik ik ook ter promotie van mijn werk op allerlei platformen.
Ik gebruik ook de marketing-editing video’s. Dat is waarin Animoto zich voor mij onderscheidt van bijv. Pixellu SmartSlides. Je kan de meest prachtige marketingvideo’s maken van jouw foto’s met muziek en teksten. Ik gebruik deze vooral om mijn workshops te promoten, minisessies aan te kondigen en zelfs om mijn 7-jarig bestaan video mee te maken.
Ook deze tool is niet goedkoop, verre van zelfs.Ik heb een professional account en dat kost € 240 per jaar. Er bestaat ook een goedkopere variant maar dan heb je geen HR video, een beperkte keuze aan lettertypes en liedjes. Bovendien kun je dan niet je eigen logo toevoegen. Omdat ik dat allemaal wel heel belangrijk vind, heb ik voor het uitgebreider pakket gekozen.
Video’s maken kan uiteraard ook met andere programma’s, zoals Lightroom en Imovie. Maar de uitgebreide mogelijkheden die Animoto biedt, vind ik gewoon heel fijn.
Tool 6: Braintoss
Voor ik mijn zesde favoriet introduceer, moet ik misschien nog even zeggen dat ik van nature een warhoofd ben én dat ik regelmatig veel aan mijn hoofd heb. Ik vertrouw op studiomanagement maar soms lig ik in bed in schiet me ineens iets te binnen waarvan ik denk: ‘Dát moet ik morgen niet vergeten’. Ook daar heb ik een handige tool voor ontdekt.
Op zulke momenten open ik de app Braintoss op mijn telefoon en stuur mezelf een mailtje met daarin heel kort datgene waaraan ik mezelf wil herinneren.
Nu hoor ik je denken: je kunt jezelf toch ook gewoon een mailtje sturen? Toch niet.
Als ik mijn mail open, zie ik ook nieuwe berichten. En als nieuwsgierig aagje wil ik die toch gelijk even lezen. Bovendien moet ik dan een mailadres intypen, een onderwerp verzinnen én een bericht maken. Braintoss staat standaard ingesteld om dat wat ik invoer naar mijn mailbox te sturen. Kortom: een enkel kort bericht, geen afleiding. Alleen een herinnering voor mezelf, precies wat ik nodig heb!
Ook o
p vakantie vind ik dit heel fijn. Als ik nieuwe inspiratie heb die ik graag wil onthouden, zonder in mijn mailbox te verdrinken (ik heb tenslotte vakantie….), dan is Braintoss echt een uitkomst!
En ohja, je kunt er ook een gesproken bericht of foto mee versturen. Super handig!
Ik maak tegenwoordig een foto van al mijn aankoopbonnetjes (ik doe dit al in de winkel....) en stuur die via braintoss naar mezelf. Zo raak ik nooit meer bonnetjes kwijt voor mijn administratie!
De app kost slechts een paar euro (eenmalig). Geen geld voor een beetje rust in je hoofd én een goede nachtrust!
Dat waren zes ‘geheime wapens’ waarmee ik grip hou op mijn hoofd en agenda. Ik hoop, nee, ik WEET ZEKER dat jij hier ook veel plezier van hebt. Doe er je voordeel mee!