Misschien herken je de volgende situatie:
Een klant belt. In de hectiek van een verhuizing is de USB-stick met alle door jou gemaakte foto’s zoekgeraakt. Of het mogelijk is dat je de bestelde foto’s nog een keer op stick zet?
Omdat je graag een stapje extra zet voor je klanten, beloof je dat je dit direct in orde maakt. Je kruipt achter je computer en gaat aan de slag. Je zoekt en zoekt, je krijgt het warm want… je kunt ze niet vinden.
Verdorie, waar zijn die foto’s nou?
Is dit voor jou een herkenbare situatie? Dan heb je wellicht een klein zooitje gemaakt van je bestandsbeheer!
Zonder een duidelijke structuur in de manier waarop je je foto’s archiveert, is je computer al gauw een Bermudadriehoek. Besteed je echter een paar minuten aan het bedenken en inrichten van een goed systeem, dan bespaar je op termijn heel veel tijd en hoef je nooit meer lang te zoeken. Om nog maar te zwijgen over de rust die het geeft als je weet dat dit allemaal goed geregeld is.
I ♥ Lightroom
Voor het bewerken van mijn foto’s gebruik ik Lightroom, soms met een vleugje Photoshop. Tegenwoordig doe ik dat niet meer zelf, maar dat is een ander verhaal. Meer daarover lees je hier.
Het grootste deel van mijn bestandsorganisatie begint nog voor ik Ligthroom opstart. Het begint en eindigt met de structuur van de bestandsmap op mijn harde schijf.
Ik doe dit om een aantal redenen: omdat het een gewoonte is, omdat ik afbeeldingen op mijn schijf wil importeren en omdat ik er een back-up van wil maken zonder Lightroom daadwerkelijk te openen.
Gebruik je Lightroom, realiseer je dan dat zodra je je afbeeldingen eenmaal in een catalogus hebt gezet, alle wijzigingen (hernoemen, verplaatsen, enzovoorts) via Lightroom moeten worden aangebracht. Anders kan Lightroom je bestanden niet meer vinden.
Er zijn verschillende methoden om je mappen te organiseren. Dit is hoe ik het aanpak:
Hoofdmappen: organiseer foto's volgens de stijl van fotografie.
Om te beginnen heb ik een Lightroom-catalogus op mijn harde schijf. Hier blijf ik vanaf, want vanuit deze catalogus organiseer ik ALLE afbeeldingen op mijn schijf.
Ik heb de gewoonte mijn bedrijf te organiseren naar de verschillende genres van fotografie die ik aanbied. In mijn catalogus heb ik dus verschillende mappen staan, zoals: Moment Design, Families, Portretten, Bruiloften, enzovoorts.
Submappen: Afbeeldingen ordenen op datum
Daaronder hangen allemaal submappen, geordend op datum én op naam. Ik begin altijd met het jaartal, dan de maand en dan de dag, gevolgd door een streepje en de naam van mijn klant. Dus onder de map ‘Moment Design’ hangt de submap ‘190123 – Erik & Marleen’.
In deze map maak ik (na het selecteren/uitzoeken) nog een laatste submap. Daarin staat de selectie van bestanden die ik goed genoeg vind om aan mijn klanten te laten zien.
Voor mij werkt dit heel goed, want ik heb een redelijk geheugen. Maar na zeven jaar fotograferen weet ik niet meer alle namen. Ik doe mijn best, maar het zijn er gewoon te veel! Gelukkig weet ik vaak nog wel in welk seizoen ik de foto’s heb gemaakt, en in welk jaar. Dat maakt dat ik al veel gerichter kan zoeken.
Niet alleen op datum
De afgelopen 11 jaar heb ik ruim 800 fotosessies gedaan. Dan is het heel lastig zoeken naar de juiste map, maar vooral: héél veel scrollen om het juiste mapje te vinden. Door foto’s in te delen naar genre, kan ik al heel wat mapjes overslaan als ik op zoek moet naar die ene familiefoto uit 2016.
Let op als je foto’s organiseert via Lightroom
Je kunt je bestanden buiten Lightroom organiseren, maar Lightroom kan ook juist de manier zijn om dat te doen. Vanaf je geheugenkaart kun je je afbeeldingen rechtstreeks in Lightroom importeren, en op deze manier mappen samenstellen.
Nadat je je afbeeldingen hebt geïmporteerd en/of bewerkt, kunt je verzamelingen en verzamelingssets maken van je sessies en de verschillende soorten afbeeldingen die je wilt. Je kunt je bestanden ook op verschillende manieren markeren. Ik doe dat als volgt:
• Om te beginnen markeer ik foto’s die de selectie halen met een vlag (sneltoets P).
• Foto’s die groen gemarkeerd zijn (sneltoets 8), heb ik zelf bewerkt. Ze dienen als referentie voor de bewerking door Editing Moments (zie deze blog voor meer info hierover). Deze kunnen in een later stadium wel van kleur veranderen.
• Foto’s die rood gemarkeerd zijn (sneltoets 6), zijn als digitaal bestand gekozen door mijn klanten.
• Bestanden die door de klant als fotoafdruk besteld zijn, krijgen een gele markering (sneltoets 7).
• Als laatste ken ik sterren toe aan mijn foto’s. Een foto met 4 of 5 sterren is goed genoeg om in het portfolio op mijn website te tonen. Alle overige foto’s gebruik ik zelf dus niet.
Keywoorden: onmisbaar!
Ik werk ontzettend veel met Lightroom. Het heeft zo veel geweldige functies! Een van mijn favoriete functies: de keywoorden.
Tijdens het importeren van mijn bestanden, type ik een paar keywoorden in. Dat kost me hooguit een paar seconden tijd en het levert me later heel veel tijdwinst op. Ik gebruik bijvoorbeeld de volgende zoekwoorden:
Jaar | maand | naam van de klant | locatie | soort sessie |
En andere typerende dingen als:
sneeuw | kinderen | tiener | ouder-kind | enzovoorts
Het gebruik van de keywoorden is de stopkloof tussen mijn organisatiesysteem en mijn geheugen. Misschien herinner ik me niet meer wanneer ik de foto’s heb gemaakt en van wie, maar nog wel de maand of het jaartal en wat ik ongeveer gefotografeerd heb. Met behulp van de keywoorden vind ik foto’s bijna altijd snel weer terug.
Posten op social media? Denk vooruit!
Iets op Facebook posten is op zich niet veel werk, maar soms ben je uren aan het zoeken naar de foto’s die je erbij wilt gebruiken. Niet fijn! Vervolgens moet je ze nog bewerken naar het juiste formaat. En zo wordt een simpele post op social media toch nog een flinke klus.
Maak het jezelf makkelijk: neem een extra stap op in je workflow waarbij gelijk een aantal foto’s selecteert. Exporteer bijvoorbeeld standaard 4-6 afbeeldingen naar een speciale map voor sociale media, liefst direct in het juiste bestandsformaat. Zo ben je klaar om te bloggen of een sessie te delen op Facebook of Instagram. Wat een tijd levert dat op!
Bruiloften en evenementen organiseren
Bruiloften en andere evenementen vereisen wat extra organisatie. Vaak heb je honderden, zo niet duizenden afbeeldingen. Dat is niet alleen voor ons fotografen veel om te verwerken, ook voor klanten is het overweldigend. Zij willen niet 800 afbeeldingen doorklikken op zoek naar de foto van oma en de bruid bij de receptie. Het gebruik van logische mappen en subcategorieën helpt jullie allebei.
Deze manier van werken vereisen een extra stap (of twee) in het proces. Een paar belangrijke overwegingen:
Leg de tijd vast: Sorteer je foto’s op opnametijd, vooral als je meer dan één geheugenkaart hebt gebruikt. Fotografeer je met meerdere camera’s? Zorg er dan voor dat de tijd van beide camera’s tot op de seconde gelijk staat.
Organiseer je tijdlijn: Je klant herinnert zich een bruiloft of evenement in chronologische volgorde. Presenteer je foto’s dan ook volgens die tijdlijn. Het is voor een bruidspaar heel duidelijk als je submappen hebt die voorbereiding, ceremonie, feliciteren, receptie, diner, feest heten.
Foto’s hernoemen: Zegt de bestandsnaam 67584_CR2 je iets? Mij ook niet, behalve dat ik weet dat de CR2 betekent dat het een bestand is dat afkomstig is van mijn Canon Camera en dat het een RAW-bestand is.
Het hernoemen van afbeeldingen tijdens het importeren is een geweldige stap om te nemen. Het is dé manier om je foto's te organiseren en identificeren. Zelf gebruik ik de naam van de familie/koppel en een nummer. Daarbij begin ik altijd bij 100, zodat de volgorde ook klopt. Dus de eerste foto die ik van Erik & Marleen heb genomen, heet: ErikMarleen-100
Welke bestanden bewaar je?
Met zo veel fotobestanden is het logisch om je af te vragen: wat ga ik uiteindelijk bewaren? Een bewaartermijn van minimaal vijf jaar is gebruikelijk. Zelf heb ik ervoor gekozen mijn foto’s ‘voor eeuwig’ op te slaan.
Als de foto’s in de juiste map staan, maak ik altijd een extra map met daarin een selectie. Dit zijn de foto’s die in mijn ogen ‘goed genoeg’ waren om aan mijn klanten te laten zien. Voor de gemiddelde familiesessie zijn dit ongeveer 100 foto’s. De foto’s die deze selectie niet hebben gehaald, bewaar ik tot de bestelling is afgerond. Daarna gooi ik ze weg.
Waarom?
Mocht ik ooit tegen een foutje aanlopen in een gekozen foto (onscherpe ogen, rare achtergrond of wat dan ook) dan is er wellicht een andere foto uit de serie die ik kan gebruiken bij het Photoshoppen.
Is de hele bestelling afgerond en dus ook het traject met je klant klaar? Dan gooi ik al die afgekeurde foto’s weg. Alleen de ‘selectie-map’ met circa 100 foto’s bewaar ik. En dan ook alleen maar de RAW-files en niet de JPG’s. JPG-bestanden kan ik immers altijd opnieuw exporteren aan de hand van de RAW-bestanden. Deze bewaren is voor mij onnodige verspilling van mijn toch best kostbare schijfruimte.
Gewoon dóen!
Als je alles op een rijtje zet, lijkt het ontzettend veel werk om je bestanden overzichtelijk te archiveren. Toch heb ik dat gevoel helemaal niet als ik ermee bezig ben. Ik hou me strikt aan mijn eigen workflow en heb daar intussen een aardige routine in gekregen. Bovendien merk ik regelmatig dat het me veel tijd bespaart, en daar doe ik het voor!
Maak serieus werk van je workflow en bestandsbeheer en ook jij kunt binnen een paar seconden de foto vinden die je zoekt. Succes!
![]() |
Karin Verhoog – bevlogen fotograaf & workshoptrainer
Al ruim 11 jaar fotografeer ik mensen en daar geniet ik ontzettend van. Ik fotografeer ze zoals ze écht zijn; spontaan en ongedwongen.
|